社員15人ほどの私たちの事務で、2026年8月から使っています。代表あてのメールを1時間ごとに AI が読み、対応が要るものの要点を Teams に届けるので、人は届いた要点から読みます。返信するか、何をいつまでにするかを決めるのは、人です。

誰が、何をしているか

メールが届いてから、要点を読むまで

1・2メールはいつもどおり届き、1時間ごとに集めます

仕組みは1時間に1回動き、前の回より後に届いたメールを、振り分け先のフォルダも含めて集めます。送信済み・下書き・削除済み・迷惑メールは除き、新しいメールがない時間は何も送りません。

3AI が3つに分けて、要点と期限をまとめます

AI に渡すのは、差出人・件名・受信の日時・フォルダ・添付の有無・本文の冒頭です。AI はこれを読み、指示文の目安で1通ずつ、要対応（代表の返信・支払い・承認などが要るもの）、確認（仕事に関係はあるが急がないもの）、その他（自動で届く知らせや広告など）の3つに分けます。

要対応のメールには、1〜2文の要点と、次にすること、本文から読み取れる期限を添えます。本文の冒頭に無いことは書かないように、指示しています。

4Teams で読み、返信や対応を決めます

1時間分の要点が1通にまとまり、代表の Teams の1対1のチャットに届きます。要対応と確認は1通ずつ件名・差出人・要点が並び、その他は種類ごとの件数だけです。件名から元のメールを開けるので、返信の前に確かめます。届く間隔やまとめ方は、チャットで頼めば変わります。

つまずいたこと・直したこと

• 2026年8月14日〜26日　1時間ごとの処理が、4回途中で失敗しました失敗したのは8月14日・17日・25日・26日で、2回はメールを集めるところ、2回は Teams に送るところでした。失敗の知らせも要約と同じ経路で送る作りのため、知らせも届きませんでした。その回に集めるはずだったメールは、次の回の要約に入り、抜けはありませんでした。8月27日に、仕組みを動かすサーバーを移しました。それからは、9月28日まで失敗していません。9月29日には、1日1回、動いているかを Teams に知らせ、失敗の知らせを別の経路でも出すようにしました。

AI は読み間違えます。大事なメールが「その他」に入ると件数しか出ず、要約からは気づけません。本文の冒頭しか読まないので、長いメールの後半や添付ファイルの期限・金額も要約に入りません。

運用メモ

使っているもの：Outlook・Teams（Microsoft 365）、AI による要約

任せること／人が決めること

始める前に決めておくこと

この仕組みは、私たちが自分たちで作り、直しながら使っています。同じ形の仕組みを御社で作るときは、次の点を決めます。決まっていなくても構いません。相談の中で一緒に確かめます。

• 対象のメールボックス：誰のメールボックスにするか。本人の了承を得る。
• AI に渡す範囲：件名だけか、本文の冒頭までか。送った内容の扱い（契約の条件）。
• 届け先と間隔：誰に、どこへ、どのくらいの間隔で届けるか。夜や休みの日にも届けるか。
• 要対応の目安：どんなメールを要対応とするか。分け方が合っているかを誰が確かめ、直すか。
• 止まったことに気づく方法：要約が来ないとき、止まっているかを見分ける方法。

この仕組みが決めるのは、読む順番までです。返信や約束を決めるのは、人です。

費用の決まり方と、相談の進め方を見る →

Microsoft、Outlook、Teams は、米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における商標または登録商標です。